Gala étudiant à Lille, votre BDE invite, on fait la soirée.
Pour votre gala étudiant à Lille, on s'occupe du DJ, du son, de la lumière et du déroulé, puis on coordonne la soirée sur place. Votre BDE profite de son gala.
Tout le gala avec la même équipe, un seul contact.
Un gala, c'est beaucoup de détails pour un bureau qui a aussi ses cours. Vous fixez la date, la jauge et l'ambiance. On s'occupe de la musique, de la technique et de la coordination, du premier échange au rangement.
Pour l'organisation de votre gala étudiant à Lille, on réunit la technique, la musique et la coordination dans une seule formule. Comme prestataire de gala étudiant, on a un avantage simple : le DJ fait partie de l'équipe. Vous savez dès le départ qui sera là le soir venu.
- Son et lumière installés, réglés et rangés par nos soins
- DJ pendant toute la soirée, playlist construite avec le bureau
- Déroulé du gala : accueil, dîner, discours, remise de prix, ouverture de la piste
- Mise en relation avec un traiteur et un bar qui ont les autorisations, puis coordination avec eux
- Coordination le soir même, de l'installation au rangement
Gala étudiant
- Devis gratuit et sans engagement
- Un seul interlocuteur
- DJ, son et lumière compris
- Deux personnes sur place
- Lille et métropole, déplacement sur devis hors métropole
Un devis clair, gratuit et sans engagement.
Le tarif de votre gala est sur devis. Donnez-nous la date, la jauge et ce que vous souhaitez nous confier : on vous répond avec un devis détaillé, gratuit et sans engagement.
Le bureau voit ainsi ce que comprend notre prestation avant de construire son budget. Le traiteur et le bar établissent leurs propres devis.
- Un devis détaillé, gratuit et sans engagement
- Le détail de ce qui est compris : DJ, son, lumière, coordination
- Deux personnes sur place le soir du gala
Un DJ dans l'équipe, qui connaît vos soirées.
Chez nous, le DJ de votre gala étudiant à Lille fait partie de l'équipe. Polo est DJ en soirée, et il a passé plusieurs années en service traiteur événementiel. Ce parcours lui a appris le rythme d'un dîner et le bon moment pour lancer la piste.
On est une équipe jeune, qui connaît les soirées de sa génération. La playlist se construit avec le bureau : les titres attendus, les demandes des promos, les moments forts de la soirée. Le soir même, le DJ suit la salle et adapte la musique en direct.
- Musique d'ambiance pour l'accueil et le dîner
- Micro prêt pour les discours et la remise de prix
- Ouverture de la piste au moment prévu dans le déroulé
- Lumière réglée pour la piste de danse
Votre gala, étape par étape.
Un gala se prépare plusieurs mois à l'avance. Voici le rétroplanning que nous conseillons, à adapter à votre date.
Le bureau fixe la date, le nombre d'invités et le budget. Vous nous écrivez, on vous envoie un devis gratuit et sans engagement.
Le bureau choisit une salle adaptée à sa jauge. Pensez à vérifier l'accès, l'électricité, la place du DJ et l'heure de fin : on vous dit ce dont la technique a besoin.
On vous met en relation avec un traiteur et un bar qui ont les autorisations. Le BDE vérifie avec son assureur que le gala est bien couvert.
Premier contact avec la mairie du lieu, sécurité adaptée à la jauge, et déclaration au maire si votre gala est concerné.
Le BDE ouvre la vente des places, avec un budget bien posé.
On écrit avec vous le déroulé minute par minute. La demande à la SACEM part à l'avance.
Heure d'arrivée, besoins techniques, contact sur place : tout est confirmé.
Installation, réglages, accueil des prestataires. Quand le bureau arrive, la salle est prête.
Les démarches d'un gala, à anticiper tôt.
Le BDE reste l'organisateur du gala. Voici les démarches à connaître, et le bon moment pour les lancer. Le premier réflexe, conseillé par l'administration : contacter la mairie de la commune où se tient l'événement (source : service-public.gouv.fr).
La déclaration SACEM
Une association qui diffuse de la musique lors d'un événement public doit obtenir une autorisation de la SACEM. Les droits s'appliquent même si l'entrée est gratuite. La demande se fait en ligne, depuis l'espace client de l'association, et des réductions peuvent être accordées pour une demande faite à l'avance. Pour la musique enregistrée, la rémunération équitable s'ajoute aux droits d'auteur : elle revient aux artistes-interprètes et aux producteurs (source : service-public.gouv.fr). Pour le délai exact, rapprochez-vous de la SACEM.
La buvette temporaire et l'alcool
Paul & Paul ne vend pas d'alcool. On vous met en relation avec un bar ou un traiteur qui a les autorisations, et on coordonne avec lui toute la soirée. Votre association préfère tenir sa propre buvette ? Il lui faut alors l'autorisation du maire de la commune. Une association a droit à 5 autorisations par an au maximum, pour des boissons sans alcool et des boissons fermentées non distillées jusqu'à 18°, comme la bière ou le vin (source : service-public.gouv.fr).
Une règle vaut pour tout le monde : les boissons alcoolisées sont réservées aux personnes majeures, et le bar demande un document qui justifie la majorité (source : entreprendre.service-public.gouv.fr).
La sécurité selon l'effectif
L'administration recommande de prévoir un dispositif de sécurité adapté aux participants : agents de sécurité, secouristes, pompiers (source : service-public.gouv.fr). Le bureau l'ajuste à la jauge et aux consignes de la salle.
Pour une manifestation récréative à but lucratif où le public et le personnel peuvent dépasser 1 500 personnes, l'organisateur la déclare au maire au moins un mois avant, sauf urgence motivée (article R211-22 du Code de la sécurité intérieure). Cette déclaration décrit la salle, sa capacité, l'effectif attendu et les mesures de sécurité prévues, service d'ordre compris (article R211-23). Votre gala approche cette taille ? Renseignez-vous auprès de la mairie du lieu.
L'assurance responsabilité civile
La loi impose l'assurance à certaines associations seulement, mais l'administration recommande d'en avoir une et de vérifier que le contrat couvre les risques liés à l'événement. Le gestionnaire de la salle peut aussi demander une attestation d'assurance responsabilité civile (source : service-public.gouv.fr). Demandez-la tôt à votre assureur : elle vous sera utile pour réserver la salle.
Pour aller plus loin, notre guide organiser un gala étudiant, étape par étape reprend chaque point en détail.
Deux personnes sur place, le bureau profite de sa soirée.
Le soir du gala, on est deux, de l'installation au rangement. Paul a géré le jour J d'une dizaine de soirées : le bar, le service à table, l'équipe sur place. Il reste en lien avec le traiteur et le bar. Polo est aux platines et tient le rythme de la soirée.
Vous gardez un seul interlocuteur, Paul, du premier appel au rangement. Les membres du bureau peuvent enfin danser à leur propre gala.
- Le timing tenu, de l'accueil à la dernière danse
- Les discours et la remise de prix lancés au bon moment
- Le lien avec le bar et le traiteur
- Les petits imprévus réglés en coulisses
- Le rangement en fin de soirée, par nos soins
Gala, soirée de BDE, campus : on vient chez vous.
Le gala se prépare longtemps, les autres soirées de l'année vont plus vite. Pour une soirée d'intégration ou une soirée de BDE, voyez notre page soirée BDE à Lille. Toutes nos formules pour les associations et les entreprises sont réunies sur la page galas étudiants et soirées d'entreprise à Lille.
Votre école ou votre fac est à Villeneuve-d'Ascq ? L'Université de Lille a plusieurs campus à Villeneuve-d'Ascq, dont Cité scientifique et Pont-de-Bois (source : Université de Lille). Découvrez nos prestations à Villeneuve-d'Ascq.
On intervient à Lille, dans toute la métropole lilloise, dans le Nord et le Pas-de-Calais, et en Belgique sur demande. Hors métropole, les frais de déplacement sont indiqués clairement sur le devis.
Bon à savoir avant votre gala.
Combien coûte l'organisation d'un gala étudiant à Lille ?
Le tarif est sur devis, gratuit et sans engagement. Il dépend du nombre d'invités, du lieu, de la durée de la soirée et de ce que vous nous confiez. Le devis détaille ce qui est compris, pour que le bureau construise son budget sereinement.
Que comprend votre prestation pour un gala ?
Le DJ, le son et la lumière, la coordination sur place à deux, de l'installation au rangement, et la mise en relation avec un bar ou un traiteur autorisé. Le détail figure dans le devis, gratuit et sans engagement.
Comment se passe le bar pendant le gala ?
Le bar est tenu par un bar ou un traiteur qui a les autorisations. On vous met en relation avec lui et on coordonne toute la soirée : horaires et emplacement.
Faut-il déclarer le gala à la SACEM ?
Une association qui diffuse de la musique lors d'un événement public doit obtenir une autorisation de la SACEM, même si l'entrée est gratuite. La demande se fait en ligne, et des réductions sont possibles pour une demande faite à l'avance (source : service-public.gouv.fr). Pour le délai exact, rapprochez-vous de la SACEM.
Le DJ peut-il passer les demandes des étudiants ?
Oui. La playlist se construit avec le bureau avant le gala, et le soir même, le DJ prend les demandes qui collent à l'ambiance. Il suit la piste et adapte la musique en direct.
Combien de temps à l'avance faut-il vous contacter ?
Nous conseillons d'écrire plusieurs mois avant, par exemple six, pour avancer sereinement et faire les démarches dans l'ordre. Votre date est plus proche ? Appelez-nous au 07 49 88 45 08 : on regarde ensemble ce qui est possible.
Toutes les étapes, le budget et les démarches dans notre guide : organiser un gala étudiant.
Votre gala a une date ? Parlons-en.
Donnez-nous la date, le lieu ou la ville et le nombre d'invités. On vous répond avec un devis clair, gratuit et sans engagement. Vous pouvez aussi nous joindre au 07 49 88 45 08, à contact@pauletpaul-events.fr ou sur WhatsApp.