Soirée BDE à Lille, votre bureau décide, on fait tourner la soirée.
Pour une soirée BDE à Lille, on s'occupe du DJ, du son, de la lumière et du déroulé, et on fait le lien avec la salle et le bar autorisé. Votre bureau garde la main sur le thème et la billetterie. Le jour J, on est deux sur place, de l'installation au rangement.
Tout ce qui fait la soirée, avec un seul contact.
L'organisation d'une soirée BDE à Lille demande d'accorder beaucoup de monde : la salle, le bar, la musique, parfois une équipe de sécurité. On réunit tout dans un même déroulé, et votre bureau garde un seul numéro à appeler : celui de Paul, votre premier contact.
- Le DJ de notre équipe, de l'ouverture des portes à la dernière chanson
- Son et lumière installés et rangés par nos soins
- Le déroulé de la soirée : accueil, temps forts, dernière heure
- Le lien avec la salle : horaires d'accès, heure de fin, consignes du lieu
- La coordination avec un bar ou un traiteur qui a les autorisations
- Deux personnes sur place, de l'installation au rangement
Soirée BDE
- Vous gardez la billetterie
- DJ, son et lumière compris
- Lien avec la salle et le bar autorisé
- Lille, métropole lilloise, Nord et Pas-de-Calais
Intégration, thème, afterwork d'asso.
Chaque format a son rythme, et on adapte la musique, la lumière et le déroulé à chacun. Pour un événement plus habillé, avec dîner et tenue de soirée, voyez notre page gala étudiant à Lille.
Soirée d'intégration
La première soirée de l'année, pour que les nouveaux rencontrent toute l'école. Musique, jeux, animations : l'accueil se fait sur la piste de danse.
Soirée à thème
Années 2000, blanc, carnaval, casino : la playlist, la lumière et le déroulé suivent le thème choisi par votre bureau.
Afterwork d'asso
Après les partiels, pour fêter un projet ou réunir les membres : un format plus court, une ambiance détendue, une musique qui monte au fil de la soirée.
Le DJ fait partie de l'équipe, il lit la salle.
Notre DJ, c'est Polo, l'un des deux associés. Il mixe en soirée et adapte la musique en direct à ce qui se passe sur la piste. Avec votre bureau, on prépare la playlist en amont : les sons que votre promo attend, ceux qui font chanter toute la salle, et le morceau de fin que tout le monde reconnaîtra.
Une équipe jeune qui connaît les soirées de sa génération : c'est ce qui aide à garder la piste pleine jusqu'au bout.
- Une playlist construite avec le bureau du BDE
- Des enchaînements calés sur le déroulé de la soirée
- Si vous le souhaitez, des annonces au micro : eau gratuite, espace calme, retour
- Un son réglé pour la salle et pour les oreilles de chacun
Côté volume, le code de la santé publique fixe un plafond de 102 décibels pondérés A en moyenne sur 15 minutes dans les lieux ouverts au public qui diffusent du son amplifié (source : Légifrance, article R1336-1). Pour comprendre comment se construit le prix d'un DJ, lisez notre guide prix d'un DJ de mariage ou de soirée.
Un point avant, une soirée tenue de bout en bout.
On travaille avec le bureau du BDE du premier message à la fin de la soirée. Voilà les étapes, dans l'ordre.
Vous nous donnez la date, le lieu envisagé, le nombre de participants et le thème. On vous envoie un devis détaillé, gratuit et sans engagement.
On cale ensemble le déroulé, la playlist et les repères de prévention.
Horaires d'accès, heure de fin, place du DJ, prises électriques, consignes du lieu : on fait le point avec la salle.
On vous met en relation avec un bar ou un traiteur qui a les autorisations, ou on se coordonne avec celui de la salle : horaires de service, softs, eau.
On arrive avant l'ouverture des portes, on installe, on tient le déroulé toute la soirée et on range à la fin.
Une bonne soirée, c'est quand tout le monde rentre bien.
Le ministère de l'Enseignement supérieur publie pour les organisateurs un guide, « Les événements festifs et d'intégration étudiants », avec une charte et des fiches pratiques (source : guide 2024, ministère de l'Enseignement supérieur). On s'appuie sur ses repères pour construire le déroulé avec vous.
L'intégration, sur la piste de danse
Le bizutage est un délit. Le code pénal punit de six mois d'emprisonnement et de 7 500 euros d'amende le fait d'amener une personne, « contre son gré ou non », à subir ou à commettre des actes humiliants ou dégradants, ou à consommer de l'alcool de manière excessive, lors de manifestations ou de réunions liées aux milieux scolaire, sportif et socio-éducatif (source : Légifrance, article 225-16-1 du code pénal). Le portail etudiant.gouv.fr le rappelle : le volontariat des participants n'est pas recevable au regard de la loi (source : etudiant.gouv.fr). Notre façon d'accueillir les nouveaux : de la musique, des jeux, des animations, et une soirée où chacun trouve sa place.
L'alcool, ce que dit la loi
La vente d'alcool aux mineurs est interdite, comme son offre gratuite dans un lieu public, et la personne qui sert doit demander une preuve de majorité (source : Légifrance, article L3342-1 du code de la santé publique). La loi interdit aussi d'offrir de l'alcool à volonté dans un but commercial ou de le vendre à titre principal contre une somme forfaitaire (source : Légifrance, article L3322-9). Le guide du ministère précise que la vente de boissons liée au ticket d'entrée et les open bars sont interdits, et qu'une happy hour doit aussi baisser le prix des boissons sans alcool (source : guide 2024, page 13).
C'est pour ça qu'on ne vend pas d'alcool : on vous met en relation avec un bar ou un traiteur qui a les autorisations, et on coordonne avec lui toute la soirée.
Les repères du guide, à intégrer au déroulé
- De l'eau fraîche gratuite toute la soirée
- Une boisson sans alcool toujours moins chère que la boisson alcoolisée la moins chère
- Plus de boissons sans alcool que de boissons alcoolisées
- La fin du service d'alcool 2 heures avant la fin de la soirée
- Une équipe prévention qui reste sobre, et un espace de repos tenu par au moins deux personnes, de préférence formées aux premiers secours (PSC1)
- Un stand de prévention : éthylotests, préservatifs, bouchons d'oreilles
- Un retour organisé : transports en commun, covoiturage, ou un Sam, le capitaine de soirée désigné avant la fête
Selon le nombre de participants et le type de soirée, un dispositif prévisionnel de secours peut devenir obligatoire : il se monte avec une association de sécurité civile agréée. Le guide juge aussi indispensable un contrôle à l'entrée, qui peut être confié à une société de sécurité. On intègre ces intervenants au déroulé, avec leurs horaires et leur place dans la salle.
Le soir même, le Samu répond au 15 pour tout problème médical, et la police au 17 en cas de danger (source : guide 2024, pages 15 et 16). Pour le retour, la conduite est limitée à 0,5 gramme d'alcool par litre de sang, et à 0,2 g/l en permis probatoire (source : etudiant.gouv.fr). Pour toute question sur l'alcool, Alcool Info Service répond au 0 980 980 930, appel anonyme et non surtaxé (source : Alcool Info Service, Santé publique France).
Avec votre établissement
La charte des événements festifs étudiants est signée notamment par le ministère, les conférences d'établissements et des organisations étudiantes. Les représentants des étudiants s'y engagent à recommander très vivement de déclarer chaque soirée festive. Le guide propose aussi une fiche de description de l'événement, qui demande entre autres si vous faites appel à un prestataire (source : guide 2024, pages 42 à 51). Vous pouvez y indiquer notre intervention comme prestataire.
Sacem, buvette, assurance : les démarches à prévoir.
La Sacem
Pour diffuser de la musique pendant une soirée ouverte au public, l'association doit obtenir une autorisation de la Sacem et payer des droits. Des réductions peuvent être accordées quand la demande est faite plus de 15 jours avant l'événement (source : service-public.gouv.fr). Pensez à la faire en amont : elle demande la date, le lieu, les horaires et le nombre de participants.
La buvette
Si votre association tient elle-même une buvette temporaire, il lui faut l'autorisation du maire de la commune. Elle peut y vendre des boissons des groupes 1 (sans alcool) et 3 (boissons fermentées non distillées, jusqu'à 18°), avec 5 autorisations par an au maximum (source : service-public.gouv.fr). Vous préférez confier le bar ? On vous met en relation avec un bar ou un traiteur qui a les autorisations.
L'assurance
Vérifiez que la responsabilité civile de l'association couvre bien la soirée : les participants, les organisateurs, le matériel et les recettes de la buvette. Le site du ministère conseille d'en parler avec un assureur pour étendre les garanties si besoin (source : etudiant.gouv.fr).
Vous préparez un gala en fin d'année ? Voyez notre page gala étudiant à Lille. Toutes nos formules pour les associations et les équipes sont réunies sur la page soirées étudiantes et d'entreprise à Lille.
Vos questions, nos réponses.
Combien coûte l'organisation d'une soirée BDE à Lille ?
Le tarif est sur devis. Il dépend du nombre de participants, de la durée de la soirée, du lieu et de ce que vous nous confiez. Donnez-nous la date et le lieu : on vous envoie un devis détaillé, gratuit et sans engagement.
Vous tenez le bar de la soirée ?
On vous met en relation avec un bar ou un traiteur qui a les autorisations (Paul & Paul ne vend pas d'alcool), ou on travaille avec celui de votre salle, et on coordonne avec lui les horaires de service, les softs et l'eau gratuite.
On peut inclure une boisson dans le prix de la place ?
Oui, avec une boisson sans alcool : le guide du ministère rappelle que la vente de boissons liée au ticket d'entrée et les open bars sont interdits. Il conseille, si l'entrée donne droit à une boisson, que ce soit une boisson sans alcool, un cocktail sans alcool par exemple.
Vous organisez aussi les soirées d'intégration ?
Oui, avec plaisir. On prépare une soirée qui donne envie aux nouveaux de revenir : de la musique, des jeux, des animations et un déroulé où chacun trouve sa place. Le bizutage est un délit, et notre intégration se passe sur la piste de danse.
Combien de temps avant faut-il vous contacter ?
Dès que la date et le lieu se précisent. Ça laisse le temps du point avec le bureau, du lien avec la salle et des démarches. Pour la Sacem, une demande faite plus de 15 jours avant la soirée peut ouvrir droit à des réductions. Votre date est proche ? Appelez-nous au 07 49 88 45 08.
Vous venez hors de Lille ?
Oui. On intervient à Lille et dans toute la métropole lilloise, dans le Nord et le Pas-de-Calais, et en Belgique sur demande. Hors métropole, les frais de déplacement sont indiqués clairement sur le devis.
Votre prochaine soirée, on la prépare ensemble ?
Donnez-nous la date, le lieu et le nombre de participants. On vous répond avec un devis clair, gratuit et sans engagement. Vous pouvez aussi nous joindre au 07 49 88 45 08, à contact@pauletpaul-events.fr ou sur WhatsApp.